Gast am Counter
Während ein Mitarbeiter gerade jemanden eincheckt, klingelt das Telefon.
KI-Telefonservice · Hotellerie
KI-Telefonassistent für Hotels.24/7 für Ihre Gäste erreichbar – ohne Ihre Rezeption zusätzlich zu belasten
In Hotels und Ferienhäusern entstehen täglich telefonische Anfragen zu Zimmern, Check-in, Frühstück, Parken oder Wellness. Der KI-Telefonassistent übernimmt wiederkehrende Gespräche, nimmt Reservierungswünsche entgegen und leitet wichtige Anliegen gezielt an Ihr Team weiter.
Auch geeignet für
Ferienhäuser,
Ferienwohnungen, Pensionen.
Ihre Mitarbeiter bleiben beim Gast vor Ort. Die KI hält das Telefon frei.
01Anfragen beantworten
02Reservierungen aufnehmen
03Team entlasten
Rezeption
Entlasten Sie Ihre Rezeption bei wiederkehrenden Telefonanfragen.
Solche Situationen gehören zum Alltag und zwingen das Team, zwischen persönlichem Service und Telefon zu wechseln. Die KI übernimmt genau diese wiederkehrenden Gespräche.
Alltagsfrage
Ein anderer Gast möchte wissen, wann das Frühstück beginnt.
Neue Anfrage
Ein Interessent fragt nach einem verfügbaren Doppelzimmer oder einem freien Ferienhaus.
Typische Anfragen, die automatisiert bearbeitet werden können
01Zimmer- und Verfügbarkeitsanfragen
02Reservierungsanfragen
03Check-in- und Check-out-Zeiten
04Informationen zur Anreise
05Parkmöglichkeiten
06Frühstückszeiten
07Restaurantinformationen
08WLAN
09Haustiere
10Wellness- und Spa-Angebote
11Zusatzleistungen
12Fragen zu bestehenden Buchungen
13Rückrufwünsche
14Weiterleitung dringender Anliegen
KI-Concierge
Ihr digitaler KI-Concierge für die Gästekommunikation.
Deutlich mehr als eine Telefonansage: Die KI führt natürliche Gespräche, erkennt das Anliegen und startet anschließend den passenden Prozess.
Beispiel
Ein Interessent möchte ein Zimmer oder Ferienhaus reservieren.
Die KI fragt die relevanten Angaben ab. Bei entsprechender Systemintegration werden diese Informationen direkt weiterverarbeitet.
- 01Gewünschter Zeitraum
- 02Anzahl der Personen
- 03Zimmer- oder Objektwunsch
- 04Name
- 05Kontaktdaten
- 06Besondere Anforderungen
Vor dem Aufenthalt
Gästeanfragen vor der Buchung automatisch beantworten.
Viele Fragen entstehen bereits vor der Buchung oder Anreise. Interessenten erhalten direkt eine Antwort, ohne auf einen Rückruf der Rezeption zu warten.
ZimmerkategorienAusstattungFrühstückParkplätzeCheck-inHaustiereWellnessRestaurantLage des HotelsÖffentliche VerkehrsmittelZusatzleistungen
Während des Aufenthalts
Unterstützung für Gäste, die bereits da sind.
Wiederkehrende Fragen werden automatisiert beantwortet. Komplexere oder dringende Anliegen gehen weiter an Ihre Mitarbeiter.
- 01
„Bis wann gibt es Frühstück?“
- 02
„Wie lautet das WLAN-Passwort?“
- 03
„Kann ich später auschecken?“
- 04
„Wann öffnet der Wellnessbereich?“
- 05
„Wo kann ich parken?“
- 06
„Kann ich einen Tisch im Restaurant reservieren?“
Systeme
Vom Telefonanruf direkt in Ihre bestehenden Systeme.
Der größte Mehrwert entsteht, wenn der Assistent nicht isoliert arbeitet. Wir verbinden den Telefonservice mit Buchungs-, CRM-, Kalender- oder Verwaltungssystemen.
- 01
Gast ruft an
Die Anfrage kommt während der Rezeptionszeiten oder außerhalb.
- 02
KI erkennt die Reservierungsanfrage
Das Anliegen wird eingeordnet, bevor jemand manuell nachfassen muss.
- 03
Zeitraum und Personenzahl
Die KI nimmt die relevanten Buchungsdaten strukturiert auf.
- 04
Verfügbarkeit prüfen
Bei entsprechender Anbindung wird die Verfügbarkeit abgeglichen.
- 05
Kontaktdaten erfassen
Name und Erreichbarkeit landen direkt im Prozess.
- 06
Buchung oder Rückruf
Der Buchungsprozess startet oder Ihr Team übernimmt gezielt.
- 07
Team wird informiert
Ihre Mitarbeiter erhalten die relevanten Informationen ohne Nacharbeit.
Außerhalb der Zeiten
Auch außerhalb der Rezeptionszeiten erreichbar.
Viele Gäste suchen und buchen Unterkünfte abends oder am Wochenende. Bleibt eine Frage vor der Buchung offen, entscheidet sich ein Interessent oft für ein anderes Hotel oder Ferienhaus.
Die KI nimmt Anrufe entgegen, beantwortet Fragen und nimmt Anliegen auf – ohne dass die Rezeption rund um die Uhr besetzt sein muss.
Mehrsprachig
Telefonservice für internationale Gäste.
Hotels und Ferienhäuser empfangen Gäste aus unterschiedlichen Ländern. Die KI kann die Kommunikation in mehreren Sprachen unterstützen und entlastet damit das Team.
Buchungen
Anreise
Check-in
Frühstück
Ausstattung
Aufenthalt
Zusammenarbeit
Ihre Rezeption wird unterstützt – nicht ersetzt.
Der persönliche Gästeservice bleibt. Die KI übernimmt vor allem wiederkehrende und standardisierbare Telefonanfragen.
Die KI übernimmt
- Routinefragen
- Informationsanfragen
- Reservierungswünsche
- Datenerfassung
- Rückrufwünsche
- Weiterleitungen
Ihr Team übernimmt
- Individuelle Beratung
- Besondere Gästewünsche
- Beschwerden
- Komplexe Situationen
- Persönliche Betreuung
Hotelprozesse
Integration in Ihre Hotelprozesse.
Wir richten den Assistenten individuell ein. Zuerst klären wir, welche Anrufe automatisiert werden sollen und welche Systeme danach weiterarbeiten.
- 01
Häufige Anrufe
Welche Anrufe erhalten Sie besonders häufig?
- 02
Automatisierbare Fragen
Welche Fragen können automatisiert beantwortet werden?
- 03
Übergabe an das Team
Wann soll ein Mitarbeiter übernehmen?
- 04
Wissensbasis
Welche Informationen benötigt die KI über Haus, Zimmer und Abläufe?
- 05
Systeme
Welche Systeme müssen angebunden werden?
- 06
Folgeprozesse
Welche Prozesse sollen nach dem Gespräch starten?
Integrationen
Mögliche Systemintegrationen.
Je nach technischer Infrastruktur kann die KI nicht nur Informationen bereitstellen, sondern auch Prozesse auslösen.
Property-Management-SystemeBuchungssystemeCRM-SystemeKalenderE-MailInterne DatenbankenAutomatisierungsplattformenIndividuelle APIs
Umsetzung
Fonio als technische Basis – individuell für Ihr Haus umgesetzt.
Für die KI-Telefonie setzen wir auf Fonio. Die Gesprächslogik, Wissensbasis und Anbindung an Ihre Hotel- oder Ferienhausprozesse entstehen in der Implementierung. Sie erhalten keinen generischen Telefonbot, sondern einen auf Ihren Betrieb abgestimmten Telefonservice.
Konzeption der Gesprächsabläufe
Einrichtung des KI-Telefonassistenten
Aufbau der Wissensbasis
Konfiguration von Weiterleitungen
Definition von Eskalationsregeln
Integration vorhandener Systeme
Automatisierungen nach dem Gespräch
Test verschiedener Gesprächssituationen
Optimierung nach dem Go-live
Einrichtung
So läuft die Einrichtung ab.
Sie wissen jederzeit, woran wir arbeiten – und wann der Assistent echte Gästeanrufe übernimmt.
- 01
Analyse
Wir analysieren Ihre häufigsten Telefonanfragen und vorhandenen Prozesse.
- 02
Gesprächskonzept
Wir definieren, welche Anfragen die KI übernehmen soll – und welche das Team.
- 03
Einrichtung
Der Telefonassistent wird mit den Informationen Ihres Hotels oder Ferienhauses ausgestattet.
- 04
Integration
Bei Bedarf werden Buchungs-, PMS- oder Verwaltungssysteme angebunden.
- 05
Testphase
Typische und ungewöhnliche Gesprächssituationen werden geprüft.
- 06
Go-live
Nach erfolgreichem Test übernimmt die KI die vorgesehenen Anrufe.
- 07
Optimierung
Die Gesprächsabläufe werden anhand realer Anfragen nachgeschärft.
Häufige Fragen
Fragen zum KI-Telefonassistenten für Hotels.
Noch etwas offen? Im Erstgespräch klären wir, was für Ihre Rezeption, Buchungssysteme und Gästekommunikation relevant ist.
Frage persönlich klärenNächster Schritt
Wie viele Ihrer täglichen Hotelanrufe könnten bereits automatisiert werden?
Wir analysieren gemeinsam Ihre häufigsten Gästeanfragen – von einfachen FAQ-Anrufen bis zur Integration in Buchungs- und Hotelsysteme. Entlasten Sie Ihre Rezeption und bleiben Sie für Ihre Gäste erreichbar.
In 30 Minuten klären wir Ihren Telefonprozess und den sinnvollen ersten Umfang – kostenlos und unverbindlich.
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